Mitkä ovat sihteerin tehtävät

Jotta selkeästi määriteltäisiinsihteerin tehtävät, on välttämätöntä tietää, ketkä juuri puhuvat. Loppujen lopuksi tämä viesti voidaan katsoa useilla eri kulmilla. Tunnettu on esimerkiksi sihteeri-referenssi toimistossa, pääsihteeri organisaation päällikkönä (pää), valtiosihteeri virkamiehenä, diplomaattikonferenssin sihteeri, pääsihteerin sihteeri työntekijänä ja muita vaihtoehtoja. Useimmiten viitaten tähän virkaan, he tarkoittavat työntekijää, joka suorittaa tehtäviä (ohjeita) yrityksen johtajana ja yksittäisten rakennuttajien hallinnassa. Siinä todetaan, että tässä tapauksessa sihteerin viralliset tehtävät vähenevät yksittäisten tilausten toteuttamiseksi organisaation ja teknisten kysymysten ratkaisemiseksi.

Se, mitä sihteeri tietää, ja hänen täytyy tehdä

Sihteerin on suoritettava seuraavat tehtävät päivittäin:

1. Saada tietoja alisteilta siirtämään sen esimiehelle.
2. Järjestä puhelinviestintäpäällikkö. Poissa ollessasi ota tietoja ja tuo sitten sen johtajan tietoon.
3. Vastaanota ja pitää kirjaa puhelinviesteistä.
4. Luodaan edellytykset pään normaaliin työhön: seuraamaan toimistotarvikkeiden ja toimistolaitteiden tarvetta.
5. Avustaa tuotannon organisoinnissakokouksia ja kokouksia. Voit tuoda osallistujille tapahtuman päivämäärän, paikan ja kellonajan. Kerää tarvittavat materiaalit, varmista läsnä olevien läsnäolo ja pidä kokouksen pöytäkirja.
6. Suorittaa toimistotyötä yrityksessä. Tätä varten sihteerin pitäisi vastaanottaa, järjestää saapuva kirjeenvaihto ja toimittaa se johdolle. Sitten käyttöön asetetun viisumin siirtää asiakirjoja täytäntöönpanijoille luettelon alla. Sihteerin tehtävänä on myös valvoa niiden toteutuksen kulkua, ajoitus ja lopputulos.
7. Suorita työn tulostaminen ja asiakirjojen jäljentäminen.
8. Järjestä yrityksen johtajan vierailijoiden vastaanotto ja mahdollisuuksien mukaan luo edellytykset ongelmien pikaiselle ratkaisemiselle.

Näiden näennäisesti yksinkertaisten työtehtävien täyttämiseksi sihteerin tulisi tietää:

• koko yrityksen hallinnan kokoonpano ja sen rakenteelliset osa-alueet;
• yrityksen peruskirja, henkilöstö ja rakenne, sen profiili, kehitysnäkymät ja erikoistuminen;
• normatiiviset asiakirjat toimistotyön asianmukaiselle suorittamiselle;
• säännöt toimistolaitteiden ja viestintävälineiden käytöstä;
• BTW: n, OT: n, paloturvallisuuden ja teollisuuden sanitaation säännöt;
• työpaikkojen järjestämistä koskevat säännöt työpaikalla;
• normatiiviset ja säädökset, tilaukset, päätöslauselmat, suunnittelun, kirjanpidon ja laadunhallinnan tilaukset.

Toimihenkilön erityisyys

Jos se on tarkempi, kapeaerikoistuminen, tilanne on hieman erilainen. Ottakaa esimerkiksi viralliselta sihteeriltä viralliset tehtävät. Aseman otsikossa suoritetun työn näkökulma on selkeästi määritelty. Yleensä kussakin yrityksessä on jo virallinen ohje, jossa ilmoitetaan tietosuojavaltuutetun ohjeet. Jos tällaista käskyä ei ole, niin on parempi luoda se. Voit tehdä tämän käyttämällä tutkinto-oppaita, joissa on likimääräisiä näytteitä. Sen jälkeen vakiomuotoinen versio on viimeisteltävä tietylle organisaatiolle ottaen huomioon ominaispiirteet ja sisäiset ominaisuudet. Pääsihteerin tehtävät on yleensä erotettava selkeästi kolmesta pääalueesta:

1. Työ kirjeenvaihdon kanssa. Vastaanotto, käsittely nykyaikaisilla tavoilla ja oikea-aikainen lähetys.
2. Sisäisten asiakirjojen asianmukainen ylläpito.
3. Rekisteröinti, tiukka kirjanpito ja asiakirjojen siirto arkistoon säilyttämiseksi.

Referenssin työn ominaisuudet

Joillakin yrityksillä, kutenjoka sisältää laajan vastuualueen: avustajasta avustajohtajalle. Tällaisella asiantuntijalla on oltava monipuolinen tietämys ja hyvä käsitys tilanteesta. Toimittajan sihteerin viralliset tehtävät ovat hieman lisääntyneet viranomaisen lisääntymisen yhteydessä. Yleensä tämä on sihteerin tavanomainen työ, mutta sana "referent" tekee joitain lisäyksiä standardiluetteloon. Erityisesti sihteeri-arvioitsija voi vastaanottaa itsenäisesti kävijöitä tietyistä asioista. Hänellä on tiettyjä tietoja, hän pystyy tekemään omat päätöksensä. Lisäksi viitekehys hoitaa päämiehen vastuullisia tehtäviä organisaation (yrityksen) taloudellisista toiminnoista. Joskus sihteeri-referentti on vastuussa henkilöstörekisterin hallinnan ylläpidosta. Tämä tehdään vain, kun työn kokonaismäärä antaa sinulle mahdollisuuden suorittaa muita tehtäviä.