Salainen toimistotyö: organisaatio ja liiketoiminnan säännöt

Tästä lähtien salainen asiakirjahallinta on etuoikeus.ei pelkästään valtion virastoja. Nykyään salaperäinen leima on lähes kaikissa suurissa kaupallisissa järjestöissä. Tässä artikkelissa kerrotaan kaikesta salainen dokumentaation hallinnoinnista.

Salaisuuden käsite paperityössä

Jokainen työtehtävä joka tapauksessaliittyy salaisiin tai salaisiin asiakirjoihin, pitää aina paljon ongelmia, ongelmia ja riskejä. Mikä on syy? On monia syitä, joista tärkein on banal kykenemättömyys työskennellä pätevästi turvallisuuden luokittelua sisältävien asiakirjojen kanssa.

Aluksi kannattaa päättääyleensä salaisuus. Mysteerillä on useita merkityksiä. Jos otetaan huomioon yleisin määritelmä, tätä käsitettä on tulkittava eräänlaiseksi tietolähteeksi, joka on saatavilla vain rajoitetulle ihmisryhmälle. Salaisuutta ei saa paljastaa, sitä on pidettävä salassa. Pääsääntöisesti salaisuus menetetään pian, ja tieto on saatavilla useille ihmisille. Siten salaisen tietojenkäsittelyn järjestäminen tulee tarpeettomaksi.

Vulture-salaisuudet

Tällä hetkellä salassa on useitatärkeimmät tyypit. Jos puhumme salaisesta kirjallisesta työstä, tavalla tai toisella, joka liittyy julkisiin asioihin, kaikki asiakirjat jaetaan kolmeen päätyyppiin:

• erityisen tärkeä;
• huippusalaisuus;
• palvelun käyttö.

Tämä luokitus on vahvistettu erityisellä liittovaltion lailla 21.7.1993 "Valtion salaisuuksista". Mikä on kukin edellä mainituista korppista?

"Erityisen tärkeä" viheriö on enitenkorkea salassapitovelvollisuus. Luonnollisesti jokainen asiakirja ei voi saada tällaista asemaa. Niinpä erityisen tärkeän kaulan paljastaminen voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa valtiolle tai ihmisryhmälle. Siksi tällaisten asiakirjojen suojaaminen on tarkoituksenmukaista.

Top-salaisuus on myös osoitettuasiakirjat, jotka sisältävät jonkinlaista valtion salaisuutta. Tiukan sääntelyn tämäntyyppisen paperin käsittelyssä on tässä tapauksessa erottuva piirre.

Leima "palvelun käyttö" ei annaerityistä salassapitovelvollisuutta, mutta rajoittaa merkittävästi niiden käyttöä. Tällainen salainen kirkkotyö on pääsääntöisesti kaupallisissa rakenteissa.

Luokitusmenetelmä

Luokittelumenettelyllä vahvistetaan edelleen liittovaltio-oikeus. salainen, nimetty edellä. Tämän asiakirjan mukaan valtion salaisuus voi sisältää:

• tiedot sotilasalasta;
• tietoa taloudesta, teknologiasta tai tieteestä;
• tietoa ulkopolitiikasta tai talouden aloista;
• tiedotusavusta, toiminnalliset tai tutkintatoimet, terrorisminvastainen politiikka jne.

Miten asiakirjat luokitellaan? Tärkeintä on mainita erityisesti valtuutettujen asiantuntijoiden läsnäolo. Tietyt pätevyyden omaavat henkilöt osallistuvat tiettyjen papereiden turvallisen varastoinnin kehittämiseen. Valitaan sopivin turvallisuusluokitus, jonka mukaan jatkotöitä tehdään. Pohjimmiltaan salainen tietojenkäsittely on valtava ala työntekijöidensä ja johtajiensa kanssa.

Järjestelmäperiaate salassapitovelvollisuuden määrittämiseksi

Korkeimman tutkinnon määrittämiseksisalassapitovelvollisuuden on määräajoin sovellettava erityisiä periaatteita. Seuraavaksi keskustelemme salaisuuden määritelmän muodoista paperityössä - johdonmukaisuuden periaatteesta. Mitä hän on?

Järjestelmän lähestymistavan tärkein ominaisuus on erityinen.huomiota luokittelun ongelmaan yleensä. Sen päätehtävänä on säilyttää kaksi toisiaan vaikuttavaa suuntausta: toisaalta tärkeiden tietojen levittämisen estäminen; toisaalta välttää massaluokitus ja sen aiheuttamat ongelmat.

Kuinka salainentoimistotyötä? Tässä tärkein on kaksi mekanismia: yliarviointi ja salassapitoa aliarviointi. Yliarviointi vähentää huomattavasti mahdollisuutta vaihtaa tarvittavia tietoja, vähättely hieman heikentää prosessia.

Muut periaatteet

Mitä muita salaisuuden periaatteita ja sääntöjätoimistotyötä voidaan erottaa? Johdonmukaisuuden lisäksi on syytä mainita myös objektiivisuus. Mikä on asia tässä? Jos annat lyhyen kuvauksen, se kuuluu seuraavasti: kun työskentelet salaisen dokumentaation kanssa, et voi ohjata erilaisia ​​subjektiivisia mielipiteitä ja oletuksia. Olisi oltava tietty luettelo sääntöistä, joiden mukaan kaikki tarvittavat toimenpiteet kehitetään.

Optimointiperiaate on toinensalaisen tietueen hallinnan elementti. Sen tärkein merkitys on se, että luokiteltujen asiakirjojen pienin määrä on paras ja optimaalinen ratkaisu. Ylimääräiset tiedot rikkovat vain vaaditun turvallisuustason.

Säännöllisen tarkastuksen periaate on salainen dokumentaatio.

Tehdä muutoksia salaisiin asiakirjoihin

Kuten jo mainittiin, salaisuusaste ontai jokin muu asiakirja on määritetty erityisen tietoluettelon mukaisesti. Luokittelun jälkeen asiakirjat luokitellaan ja lähetetään varastointiin. Onko mahdollista muuttaa näitä asiakirjoja?

Ohjeet salaisesta tietojenkäsittelystä,joka sisältää liittovaltion laissa valtion. salaa se korjaa useita objektiivisia tilanteita ja olosuhteita, joiden mukaan asiakirjoja voidaan tarkistaa eriasteisesti. On kuitenkin syytä huomata, että asiakirjan kumoamisen tai muuttamisen määräaika ei saa olla yli 30 vuotta. Poikkeus on erityinen yksiköiden välisen komission päätös. Salassapitovelvollisuuden ollessa kyseessä tietosuojaluokituksen poistamista tai vähentämistä koskeva työ suorittaa erityinen valtuutettu henkilöryhmä.

Salaisten asiakirjojen tuhoaminen

Päätös tuhota salaisuusAsiakirja riippuu sille asetetusta salassapidosta. Jos niska on merkitty erityisellä merkityksellä tai täydellisellä salassapitovelvollisuudella, kaikki asiat ratkaistaan ​​uudelleen yksiköiden välisessä komissaarissa. Jos puhumme kaupallisesta salaisuudesta, minkä tahansa yrityksen salaisista asiakirjoista, silloin on tarpeen kutsua koolle erityinen asiantuntijakomissio ja johtajat. Se ratkaisee organisaatiokysymykset ja hallinnon on annettava lupa.

Hävittämisprosessi tapahtuu pääsääntöisesti vuonna 2006joka koostuu kolmesta tai useammasta ihmisestä. Paperit tuhoutuvat erikoiskoneiden - paperinkäsittelykoneiden avulla. Merkit olisi sijoitettava rekisteritilastoihin, jotka määrittelevät kirjanpidon. On myös syytä huomata, että salaisten asiakirjojen tuhoaminen tapahtuu samanaikaisesti sisäisen selvityksen hävittämisen kanssa.

Salaisen toimistotyön säännöt

Sitten keskustelemme yritysten salaisista asiakirjoista.tai muita kaupallisia rakenteita. Kun käytät salaisia ​​asiakirjoja, sinun on harkittava useita perussääntöjä ja -vaatimuksia. On syytä korostaa tärkeimpiä kohtia:

• On huolehdittava siitä, että luvattomien henkilöiden pääsy asiakirjoihin on mahdollisimman tarkka. Puhumme henkilökunnasta. Turvallisuus on siis luotava turvallisuus- tai turvallisuuspalvelun kautta.
• On täsmennettävä tarkasti ne, joilla on oikeus työskennellä salaisten asiakirjojen kanssa. Näin ollen niille olisi annettava erityisiä valtuuksia.
• Sinulla olisi oltava selkeä ohje (muistio) salaisten asiakirjojen käsittelyyn. Kaikki lisätoimet olisi järjestettävä tiukasti sen mukaisesti.
• Kaupallisten ja tuotantosalaisuuksien paljastaminen on otettava työntekijöiltä.
• Vakiomateriaalia on oltavasellaisten henkilöiden edistäminen, joilla on oikeus tutustua salaisiin asiakirjoihin. Erityisesti jokaisen salaisen sihteerin pitäisi olla johdon henkilökohtainen valvonta.

Nämä ovat kaikki perussäännöt, joita on noudatettava työskenneltäessä salaisten tai salaisten asiakirjojen kanssa.

Tieteellisten asiakirjojen asiantuntijoiden tehtävät

Työntekijöiden velvollisuudet työskennelläsalainen toimistotyö, jokaisessa yrityksessä eri. Joka tapauksessa ei ole olemassa yhtä käskyä salaisen dokumentaation tekemiseen. Kuitenkin on edelleen mahdollista erottaa yleisimmät ja yleiset kohdat, jotka jokainen salaperäisen paperin käsittelevä työntekijä muistuttaa. Erityisesti kyse on:

• Työntekijä on henkilökohtaisesti vastuussa asiakirjojen tallentamisesta, säilyttämisestä tai muokkaamisesta.
• Työntekijän on oltava varuillaan, vastuullisella ja huomaavalla. Kaikki luvattomien henkilöiden mahdollisuudet tutustua asiakirjoihin olisi lopetettava välittömästi.
• Työntekijän on tunnettava ja noudatettava turvaluokiteltujen asiakirjojen käsittelyohjeiden määräyksiä.

Lisäksi on korostettava, mitä asiantuntija on kielletty. Näitä ovat:

• raportoi salassa pidettävistä tiedoista luvattomille henkilöille;
• poistaminen, kuljettaminen tai asiakirjojen muuttaminen ilman käsikirjan tuntemusta;
• perehdyttäminen sellaisiin asioihin liittyviin asiakirjoihin, jotka eivät ole työntekijän vastuulla;
• asiakirjojen tuhoaminen ilman johdon tietämystä.

Salainen dokumentaatio

On syytä antaa yleisimmät tiedot salaisten asiakirjojen peitteestä. Käytännöllisesti katsoen mikä tahansa salaisen kirkkotyön osasto vahvistaa seuraavat normit:

• oikeassa yläkulmassa - salassapito;
• kaulan alla - varaston numero;
• asiakirjat, joilla on täydellinen salaisuus, pitäisi olla punainen viiva oikeassa yläkulmassa;
• arkit on numeroitava ja ommeltu.

Luonnollisesti tällaisiin arvopapereihin liittyy monia muita vaatimuksia. Edellä mainitut kohdat koskevat kuitenkin melkein mitä tahansa salaista asiakirjaa.