Lehdistötilaisuuden toteuttaminen: perussäännöt
Journalistit arvostavat merkittävästi osallistumistalehdistötilaisuuksissa, koska ne antavat mahdollisuuden saada tärkeimmät tiedot ensikäden. Niihin osallistuu suuryritysten, suosittujen henkilöiden edustajia. On mahdollista kiinnittää huomiota ongelmaan, esittää uudenlainen palvelu, kertoa menestyksistä, jotka yritys on saavuttanut. Loppujen lopuksi lehdistötilaisuus on keskeinen tapahtuma, jossa käsitellään monia tärkeitä kysymyksiä ja tehtäviä. Siksi on tärkeää tietää, miten tapahtuma järjestetään oikein.
Suuret organisaatiot kiinnostuneitaniiden tiedotusvälineissä tapahtuva objektiivinen kattavuus etukäteen laatii suunnitelman lehdistötilaisuuksien järjestämisestä. Lisäksi tällaisten tapahtumien taajuus puhuu luottamuksesta lehdistöön ja voi luoda vakauden tunteen. Keskikokoisten organisaatioiden on määriteltävä itselleen, mikä on heille paras. Toimittajat kutsutaan usein kuukausittain tai neljännesvuosittain.
Ajattelemalla tapahtuman pääteemaa (tarinatilanne markkinoilla, uusien palveluiden esittely, neljännesvuosittaisten toimintojen analysointi), on tarpeen muotoilla se kattavasti. Sen pitäisi kuulua kiinnittäen huomiota tulevalle lehdistötilaisuudelle.
On toivottavaa, että lehdistötilaisuuden pitäminen ei olesamaan aikaan kaupungin, kaupungin tapahtumien tai merkittävien tapahtumien kanssa, jotka saattaisivat häiritä merkittävää osaa toimittajista. Lehdistötilaisuuden pitämisen optimaalinen aika on keskiviikkona, viimeistään neljänä iltapäivänä. Ei myöskään ole toivottavaa, että tapahtuma on sama kuin viranomaisten hallussa oleva tapahtuma.
Valitse paikka, jossalehdistötilaisuuksia, pitäisi edetä organisaation mahdollisuuksista. Huoneen täytyy välttämättä olla riittävän tilava vähintään kaksikymmentä ihmistä varten, mutta toisaalta ei pitäisi olla paljon vapaata tilaa, joten tapahtuman merkityksettömyyttä ei luota. Sinun on kiinnitettävä huomiota siihen, onko huoneessa mikrofoneja, tarvittaessa huolehdittava projektioiden näytöistä. Jos toimittajia pyydetään televisiosta, heidän on tarjottava vapaa tila televisiokameroiden sijoittamiseen.
Valmistaudu ja pidä lehdistötilaisuuspidettiin korkealla tasolla, on laadittava luettelo tiedotusvälineistä, joiden edustajat osallistuvat tapahtumaan. Kaksi viikkoa ennen suunniteltua konferenssia toimittajille lähetetään lehdistötiedotteita sekä kutsuja, jotka sisältävät tapahtuman teeman, toimittajan nimen, päivämäärän ja tapahtuman. Jos osoite on vähän tunnetulla kadulla, kutsusta pitäisi tarjota paremmin liikennejärjestely. Tapahtuman aattona, asiakkaiden lukumäärän selventämiseksi toimittajien täytyy soittaa. Loppujen lopuksi he voivat unohtaa kutsun tai saada lehdistötiedotteita.
Ennen konferenssin alkamista osallistujat rekisteröidään. Myöhemmin tapahtuman johtaja vastaanottaa täydellisen luettelon kutsuvista toimittajista. Pidä lehdistötilaisuus luonut vieraanvaraisuuden tunnelman, sinun on huolehdittava toimittajien taulukoista, joihin on sijoitettava tiedotusvälineiden nimet.
Toimittajat valmistavat erityistäesittelypaketteja, jotka sisältävät "esitteitä", joihin kuuluu lehdistötiedote, luettelo lehdistötilaisuuden puhujista, mainos- ja mainosmateriaaleista.
Tiedottaja, jolle hänellä on tilannelehdistötilaisuus, avaa tapahtuman, ilmoittaa aiheensa ja esittelee sitten lehdistötilaisuuden henkilöt. Hänen tehtäviinsä kuuluu myös sääntelyn valvonta. Tiedottajan on voitava käydä vuoropuhelua. Hänen tulee täyttää se tauko, joka ilmestyy, kun keskustelussa on vika.
Pöydässä, jossa ihmiset istuvatlehdistötilaisuuden järjestämisestä, on tarpeen sijoittaa merkit heidän nimensä ja paikkansa mukaan. Pitkän ajan suunnitelluille tapahtumille on annettava tauko kahvitauolle, käymällä vessassa ja tupakointitiloissa.
